Belajar Software Akuntansi Part 6: Modul Pembelian dan Transaksinya di Software Akuntansi

Kembali lagi di pembahasan seputar dunia akuntansi dan software akuntansi bersama Review Accounting Software. Kali ini akan dibahas salah satu modul paling dasar di dalam akuntansi yaitu modul pembelian. Seperti biasa, kami akan membahas apa saja yang ada di modul tersebut dan bagaimana praktiknya menggunakan software akuntansi.

Di dalam modul pembelian terdapat beberapa aktivitas atau transaksi di antaranya: Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, Penerimaan Barang, Faktur Pembelian, Pembayaran Pembelian, dan Retur Pembelian. Siklus-siklus pembelian tersebut mempunyai fungsinya masing-masing.

1. Permintaan Pembelian: berfungsi untuk mencatat permintaan barang yang akan dibeli ke bagian purchasing.

2. Pesanan Pembelian: aktivitas ini berfungsi untuk mencatat pesanan barang yang akan dibeli ke pemasok.

3. Penerimaan Barang: dengan form ini pencatatan barang yang diterima dari vendor bisa langsung dilakukan tanpa menunggu terbitnya tagihan atau faktur dari vendor.

4. Faktur Pembelian: berguna untuk mencatat hutang dagang dan penerimaan barang.

5. Pembayaran Pembelian: berfungsi untuk mencatat pembayaran hutang dagang atas pembelian barang kepada pemasok.

6. Retur Pembelian: untuk mencatat pengembalian barang kepada vendor jika ada yang rusak atau tidak sesuai syarat.

Nah, setelah mengetahui aktivitas-aktivitas dalam modul purchase beserta fungsinya, kita beralih ke cara penginputannya di software akuntansi. Berikut ini langkah-langkah input memakai software akuntansi Easy Accounting System dan Accurate.

Flow Pembelian di Easy Accounting System

1. Permintaan Pembelian

a. Pada Jalan Pintas silakan klik Permintaan Pembelian.

b. Klik dua kali di kolom No. Barang untuk menambahkan item yang akan dipesan.

c. Pilih barang yang akan dipesan dengan cara diklik dua kali.

d. Ulangi langkah c dan d untuk menambah barang lain, isi jumlah barang yang akan dipesan di kolom Kts. Terakhir klik Simpan dan Keluar.

2. Pesanan Pembelian

a. Klik Jalan Pintas kemudian pilih Pesanan Pembelian.

b. Pilih Pemasok kemudian klik Permintaan Pembelian.

c. Centang (v) pada No. Permintaan yang akan dipakai kemudian klik Ya.

d. Isi nominal di Harga Satuan kemudian klik Simpan dan Keluar.

3. Penerimaan Barang

a. Klik menu Jalan Pintas kemudian klik Penerimaan Barang.

b. Pilih Pemasok yang tadi digunakan pada transaksi sebelumnya, kemudian klik Pesanan.

c. Beri ceklis (v) pada pesanan yang akan digunakan lalu klik Ya.

d. Detail penerimaan barang akan otomatis muncul, pastikan klik Simpan dan Keluar.

4. Faktur dari Penerimaan Barang

a. Pada modul Pembelian klik Faktur dari Penerimaan Barang.

b. Pilih pemasok yang sama yaitu Wayne Enterprise, jangan lupa isi No. Faktur lalu klik Penerimaan.

c. Ceklis No. Penerimaan kemudian klik Ya.

d. Terakhir klik Simpan dan Keluar.

5. Pembayaran Pembelian

a. Pada menu Jalan Pintas Pembayaran Pembelian.

b. Pilih Pemasok lalu pilih akun yang akan dipakai untuk pembayaran. Beri ceklis pada kolom Bayar kemudian klik Simpan dan Keluar.

6. Retur Pembelian

a. Klik Jalan Pintas lalu pilih Retur Pembelian.

b. Pilih Pemasok lalu pilih No. Faktur dari barang yang akan diretur. Double klik di Deskripsi Barang lalu pilih item yang akan diretur. Akan muncul notifikasi ‘Apakah Anda Ingin Retur Semua, jika klik Ya maka semua barang akan diretur, jika tidak pengguna bisa menentukan berapa jumlah barang yang diretur. Dalam kasus ini akan diretur beberapa saja, maka klik No.

c. Isi jumlah barang yang akan diretur di kolom Kts.

Flow Modul Pembelian Accurate

1. Permintaan Pembelian

a. Klik menu Pembelian kemudian pilih Permintaan Pembelian.

b. Klik dua kali di kolom Item lalu pilih barang yang ada di daftar.

c. Jika ingin menambah barang lain ulangi langkah b. Setelah pilih barang, isi jumlah barang yang akan dipesan di kolom Qty. Terakhir klik Simpan & Tutup.

2. Pesanan Pembelian

a. Klik Pembelian lalu pilih Pesanan Pembelian.

b. Pilih Vendor lalu klik Requistion. Centang (v) transaksi yang diinginkan lalu klik OK.

c. Isi harga barang di kolom Unit Price kemudian klik Simpan & Tutup.

3. Penerimaan Barang

a. Klik Pembelian lalu klik Penerimaan Barang.

b. Pilih Vendor yang dipakai di transaksi sebelumnya lalu klik Pilih Pesanan. Ceklis (v) No. Transaksi yang diinginkan lalu klik OK.

c. Terakhir klik Simpan & Tutup.

4. Faktur Pembelian

a. Pilih Pembelian lalu klik Faktur Pembelian.

b. Pilih Vendor yang tadi dipakai lalu klik Pilih Penerimaan Barang. Centang (v) nomor transaksi lalu klik OK.

c. Terakhir klik Simpan & Tutup.

5. Pembayaran Pembelian

a. Pilih menu Pembelian kemudian klik Pembayaran Pembelian.

b. Pilih Vendor lalu pilih bank yang akan dipakai untuk membayar. Ceklis (v) kolom Bayar lalu klik Simpan & Tutup.

6. Retur Pembelian

a. Pilih menu Pembelian lalu klik Retur Pembelian.

b. Pilih Vendor lalu pilih nomor transaksi yang akan diretur. Klik dua kali di kolom Description untuk memilih barang, akan muncul notifikasi ‘Apakah Anda Ingin Meretur Semua Barang?’, klik No.

c. Isi jumlah barang yang akan diretur di kolom Qty lalu klik Simpan & Tutup.

Nah, demikianlah cara input beserta urutan modul pembelian memakai software akuntansi Easy Accounting System dan Accurate. Semoga bisa membantu Anda semua yang sedang mempelajari akuntansi, khusunya software akuntansi. Selain artikel ini, masih banyak yang bisa dibaca di dalam situs ini antara lain mengenai review dan perbandingan software akuntansi.

Terus ikuti situs ini agar pengetahuan Anda seputar akuntansi selalu update. Terima kasih dan sampai jumpa di pembahasan lainnya.